Nhu cầu theo dõi, khám chữa bệnh của người dân tại các phòng mạch tư hiện nay ngày càng tăng cao, khiến cho các bác sĩ gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý và theo dõi người bệnh. Do đó nếu vẫn tiếp tục quản lý phòng khám theo những hình thức cũ sẽ gây mất thời gian, thậm chí còn có thể xảy ra việc sai sót trong khâu quản lý.
Dưới đây là những khó khăn mà các phòng khám có thể gặp phải nếu không sử dụng phần mềm quản lý phòng mạch tư:
- Khó khăn trong việc tìm kiếm lại hồ sơ bệnh nhân cũ. Bác sĩ sẽ phải xem lại trên cả một danh sách dài các loại giấy khám chữa bệnh của lần khám trước. Đó là chưa kể đến việc có một số bệnh nhân quên không mang theo.
- Toa thuốc viết tay gây nhầm lẫn hoặc khó hiểu cho người bệnh cũng như người bán thuốc.
- Khó thống kê được số lần bệnh nhân khám trong tháng, trong năm. Dễ gặp sai sót trong quá trình kiểm soát thông tin của người bệnh.
- Khó khăn trong việc quản lý đội ngũ bác sĩ, nhân viên của phòng khám.
- Tốn nhiều thời gian trong quy trình tiếp đón người bệnh và thực hiện khám chữa, xét nghiệm.
- Bệnh nhân mất nhiều thời gian chờ đợi kết quả khám chữa bệnh và kê đơn thuốc.
- Bác sĩ làm việc liên tục không được nghỉ ngơi vì số lượng người bệnh quá đông.
- Hoạt động xuất/nhập thuốc, thiết bị vật tư y tế, kiểm soát hàng tồn kho sẽ gặp nhiều rắc rối.
- Việc quản lý thủ công bằng giấy tờ sẽ rất khó kiểm soát chặt sẽ, bởi chỉ cần một sai sót nhỏ sẽ khiến các bác sĩ phải kiểm tra lại toàn bộ thông tin của phòng khám để tìm ra nguyên nhân.
Do đó, việc sử dụng phần mềm quản lý phòng mạch tư được xem là một việc làm cấp thiết, giúp cho việc quản lý các hoạt động của phòng khám được dễ dàng, nhanh chóng và chính xác hơn.
Có nên sử dụng phần mềm quản lý miễn phí
Nhiều người mở phòng khám và tìm đến excel để quản lý thay vì dùng phần mềm quản lý phòng mạch tư. Excel có ưu điểm đó là có sẵn trong máy tính, không mất thời gian công sức tải về, sử dụng đơn giản và không mất phí.
Tuy nhiên phần mềm quản lý phòng khám miễn phí thường khá sơ sài, không có nhiều tính năng tiện ích mà chỉ đáp ứng được các quy trình nghiệp vụ cơ bản, hỗ trợ các phòng khám trong quản lý và vận hành. Trong một số trường hợp nhất định, những phần mềm “free” này có thể gây ra những khó khăn cho người quản lý.
Cụ thể, dưới đây là những điểm hạn chế khi các phòng khám tư sử dụng các phần mềm quản lý miễn phí.
- Với những số liệu rời rạc trên file excel sẽ khiến cho người quản lý khó có thể xem được báo cáo tổng hợp để so sánh, đánh giá kết quả kinh doanh một cách chính xác.
- Thông tin bệnh án của người bệnh không được lưu trữ liền mạch, phải tốn nhiều thời gian tìm kiếm.
- Không đồng bộ được dữ liệu quản lý với các ứng dụng đặt lịch, quản lý doanh thu.
- Những phần mềm quản lý miễn phí thường có độ bảo mật không cao, dễ bị rò rỉ thông tin của người bệnh, làm ảnh hưởng xấu đến uy tín của phòng khám.
- Không ứng dụng được công nghệ hiện đại vào lĩnh vực y tế – xu hướng quản lý hiệu quả nhất hiện nay.
Tuy nhiên, nếu bạn đang có ý định mở phòng mạch tư với quy mô nhỏ thì việc lựa chọn phần mềm miễn phí là quyết định đúng đắn. Bởi phòng khám của bạn sẽ không mất bất cứ các chi phí nào đầu tư cho phần mềm. Đội ngũ nhân viên, bác sĩ cũng không cũng không gặp khó khăn khi sử dụng hoặc tìm hiểu về phần mềm này.
Những lý do bạn nên dùng phần mềm quản lý phòng mạch tư
Đối với quá trình khám chữa bệnh tại phòng khám, các bác sĩ cũng có thể lựa chọn cho đơn vị của mình một phương pháp quản lý khoa học, hiệu quả, nhằm nâng cao chất lượng phục vụ cho người bệnh, đồng thời giúp việc quản lý được nhanh chóng và chính xác hơn.
Những phần mềm quản lý phòng mạch tư sẽ mang đến cho người dùng những lợi ích và tiện ích tối ưu. Dưới đây là những lý do bạn nên sử dụng những phần mềm quản lý chuyên dụng này:
- Tối ưu hóa hoạt động điều hành phòng khám
Phòng khám của bạn sẽ được kiểm soát và vận hành một cách tự động. Mọi hoạt động đều được ghi lại một cách chi tiết, các bộ phận đều được phân quyền theo đúng chức năng, nhiệm vụ. Từ đó giúp nâng cao khả năng tự giám sát lẫn nhau. Hoạt động hiệu quả, tránh được tình trạng lãng phí, thất thoát hay gian lận.
Người chủ muốn theo dõi tình hình vận hành của phòng khám chỉ cần truy cập từ ứng dụng trên điện thoại có kết nối internet là được. Giúp bạn có thể nắm rõ tình hình phòng khám mọi lúc mọi nơi. Số lượng khách hàng và doanh thu trong ngày, trong tuần, trong tháng đều được thống kê chi tiết.
- Giảm thiểu chi phí vận hành của phòng khám
Việc tự động hóa quy trình vận hành của phòng khám, hồ sơ bệnh án sẽ thay thế cho quy trình thủ công trước đây. Công cụ giám sát và báo cáo tự động giúp giảm bớt nhân sự mà không làm ảnh hưởng đến hoạt động của phòng khám. Không chỉ vậy, chi phí lưu trữ, in ấn và quản lý hồ sơ cũng đều được cắt giảm. Sự linh hoạt về tính năng và giá cả giúp cho bạn có được nhiều sự lựa chọn phù hợp với nhu cầu của mình.
- Chất lượng dịch vụ làm hài lòng khách hàng
Hồ sơ bệnh án được lưu trữ điện tử sẽ giúp cho các bác sĩ dễ dàng biết được tiểu sử bệnh án và lịch sử điều trị của người bệnh. Việc kết hợp trực tiếp với máy xét nghiệm, máy chẩn đoán hình ảnh cũng sẽ giúp làm giảm sai sót trong quá trình nhập dữ liệu. Công cụ kê đơn thuốc tự động giúp tránh được tình trạng kê sai đơn thuốc, hỗ trợ bệnh nhân trong suốt quá trình điều trị. Ngoài ra, bệnh nhân cũng có thể đăng ký khám online miễn phí và dễ dàng theo dõi tiến trình điều trị bệnh của mình.
Thông tin được luân chuyển tự động, loại bỏ các thủ tục giấy tờ phức tạp. Người bệnh được phục vụ nhanh chóng, không phải đợi chờ và di chuyển nhiều, không cần trả lời các câu hỏi lặp đi lặp lại của bác sĩ. Giúp cho bệnh nhân cảm thấy thoải mái hơn mỗi khi đến khám bệnh.
- Đáp ứng được nhiều loại hình phòng khám
Các phần mềm quản lý phòng mạch tư thông thường đều đáp ứng được hết các yêu cầu của tất cả các phòng khám chuyên khoa, đa khoa, nha khoa, sản khoa, khám bảo hiểm….. Ngoài ra phần mềm còn rất linh hoạt khi có thể mở rộng các tính năng. Do đó, khi quy mô phòng khám phát triển, đòi hỏi nhiều tiện ích hơn từ phần mềm quản lý thì những phần mềm này vẫn hoàn toàn có thể đáp ứng được yêu cầu của phòng khám.
Cách lựa chọn phần mềm quản lý phòng khám tốt nhất
Theo đánh giá của những người làm việc trong môi trường y tế cho biết, một phần mềm phần mềm quản lý phòng mạch tư chuyên nghiệp cần có:
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
Không chỉ hướng đến việc giải quyết các nghiệp vụ, các phần mềm quản lý phòng khám cần phải chú trọng tới việc thiết kế giao diện đẹp, đơn giản, thuận tiện, dễ sử dụng. Các nghiệp vụ được sắp xếp tuần tự theo quy trình công việc thực tế tại các phòng khám, trực quan sao cho người dùng dễ hiểu nhất.
Phần mềm được nghiên cứu và thiết kế theo đúng quy trình vận hành thực tế tại phòng khám đa khoa và sẽ được hỗ trợ thiết kế riêng theo yêu cầu của người dùng. Do đó, bạn nên chọn các phần mềm quản lý đa dạng về quy trình nghiệp vụ trong hoạt động khám chữa bệnh của phòng khám đa khoa.
Một phần mềm quản lý phòng mạch tư đạt tiêu chuẩn sẽ giúp cho chủ phòng khám giảm bớt 50% chi phí vận hành nhờ các tính năng quản lý tập trung, phân hệ báo cáo thông minh, thống kê chi tiết, kiểm soát dòng tiền mặt, kiểm soát vật tư y tế, dịch vụ thăm khám cận lâm sàng. Ngoài ra, phần mềm quản lý cũng cần thực hiện việc phân quyền cho nhân viên một cách nhanh chóng và chi tiết nhất.